Das sind alle Rechte und Pflichten rund um die Betriebskostenabrechnung

„Was müssen Sie, was dürfen Sie – und was jeweils nicht bei der Betriebskostenabrechnung? Wissen Sie als Vermieter hierüber Bescheid, sind Sie im Vorteil. Denn dann können Sie sich viel Ärger, Streit sowie unnötige (Gerichts- und Anwalts-)Kosten sparen.

Als Vermieter müssen Sie …

• Ihrem Mieter eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erstellen. Ist eine erstellte Abrechnung fehlerhaft, sind Sie verpflichtet, die Abrechnung zu korrigieren.
• Ihrem Mieter ein Abrechnungsguthaben unverzüglich auszahlen. Tun Sie dies nicht, darf der Mieter seine laufenden Zahlungen (Miete und Betriebskosten) als Druckmittel zurückbehalten. Das Guthaben auf die neue Abrechnungsperiode vortragen dürfen Sie nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters.
• Ihrem Mieter Einsicht in die Abrechnungsunterlagen (einschließlich etwaiger Arbeits- und Wartungsverträge) gewähren und das Kopieren dieser Dokumente gegen Nutzungsentgelt (ca. 0,25 €/Seite) gestatten – und zwar am Ort ihrer Aufbewahrung zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten und nach Vereinbarung eines Termins.
• dem Mieter Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gewähren – anderenfalls dürfte der Mieter eine Nachzahlung aus der Abrechnung ebenso verweigern wie die laufenden Vorauszahlungen (BGH, Beschluss v. 13.09.11, Az. VIII ZR 45/11). Einsicht nehmen darf der Mieter auch in Wärmelieferungsverträge, Wartungsverträge für den Fahrstuhl und Hausmeisterverträge. Nicht einsehen darf ein Mieter dagegen alle Unterlagen, die nicht Gegenstand der Abrechnung sind – so zum Beispiel die Beschlüsse oder die Teilungserklärung der Wohnungseigentümergemeinschaft zu seiner Wohnung (BGH, Beschluss v. 13.09.11, Az. VIII ZR 45/11).

Als Vermieter müssen Sie nicht …

• eine Betriebskostenabrechnung nach einem Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode vornehmen. Denn § 556 Abs. 3 S. 4 BGB stellt klar: "Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet." Der ausgezogene Mieter muss also die reguläre Abrechnung abwarten.
• die Abrechnungsunterlagen vorsortieren und dem Mieter erläutern. Es reicht aus, wenn Sie ihm den betreffenden Jahresordner mit allen Abrechnungen vorlegen. Hat der Mieter Schwierigkeiten, die Unterlagen nachzuvollziehen, muss er sich selbst um fachkundige Unterstützung bemühen, etwa durch einen Mieterverein oder Anwalt.
• Ihrem Mieter die Abrechnungsbelege kopieren und zusenden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn Ihrem Mieter die Einsichtnahme vor Ort unzumutbar ist (etwa bei Krankheit oder weiter Entfernung). In diesem Fall können Sie Ihrem Mieter aber ein Nutzungsentgelt von ca. 0,25 € pro kopierter Seite zzgl. Briefporto berechnen (BGH, Beschluss v. 13.04.10, Az. VIII ZR 80/09). Die Versendung dürfen Sie jedoch nicht von einer "Vorkasse" abhängig machen.
• auf Beanstandungen des Mieters eingehen, die er außerhalb seiner Einwendungsfrist erhebt. Diese Frist beträgt 1 Jahr, gerechnet vom Ende des Monats, an dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB). Ist diese Frist abgelaufen, muss er eine Nachzahlung leisten – auch dann, wenn die Abrechnung tatsächlich fehlerhaft sein sollte.

Als Vermieter dürfen Sie …"

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